Wanneer de spreadsheet het systeem niet meer kan zijn

Een spreadsheet is het beste gereedschap ooit gemaakt voor een probleem dat nog niemand gedefinieerd heeft. Zo komt het ook dat hij een jaarlijkse publicatie, een wachtlijst of een orderboek blijft dragen lang nadat hij dat niet meer aankon. Dit artikel gaat over het herkennen van dat moment, en over hoe de vervanging er meestal uitziet wanneer het goed loopt.

De symptomen

De symptomen zijn organisatorisch voor ze technisch zijn. Mensen zeggen zelden "onze spreadsheet is een systeem geworden". Ze zeggen dingen als deze.

• Aanvragen komen per telefoon of e-mail binnen en iemand typt ze in het blad. Elke aanvraag is op een andere manier onvolledig, en het overtypen is een job op zich.
• Eén persoon beheert het blad. Die weet welke kolom echt gebruikt wordt, welke kleur wat betekent en welke rijen dood zijn. Is die persoon er niet, dan wacht het blad.
• Dezelfde gegevens staan op drie plaatsen: het blad, de e-mails die het voedden en het document dat eruit gebouwd werd. Ze spreken elkaar tegen, en niemand weet welke juist is.
• Een jaarlijkse editie, een rapport of een catalogus wordt samengesteld uit het blad en een seizoen e-mail.

Meerdere daarvan samen betekenen dat het blad het systeem van waarheidDe ene plek waar een feit als waar geldt. Spreken twee bronnen elkaar tegen, dan wint het systeem van waarheid. Een spreadsheet vervult die rol zelden goed, omdat iedereen elke cel kan wijzigen. geworden is.

Waarom bijlappen stopt met werken

De eerste reactie is altijd bijlappen: een macro hier, een beveiligd bereik daar, een tweede tabblad met instructies. Een spreadsheet heeft geen notie van wie een record bezit, dus niemand kan zijn eigen gegevens bevestigen. Hij heeft geen validatie buiten wat één persoon zich herinnert te controleren. Hij heeft geen geschiedenis, dus een foute wijziging valt niet te traceren. En hij heeft geen uitweg behalve overtypen, dus alles wat eruit gebouwd wordt, wordt met de hand gebouwd. Een systeem van waarheid heeft precies die dingen nodig, en geen enkele lap voegt ze toe aan een raster van cellen.

Het patroon, uit werk dat je kan bekijken

Meerdere publieke cases op onze site vertrokken hier. Waar er resultaten zijn, staan die in de woorden van de klant.

Hospindex en Carehomesindex, de jaarlijkse naslagwerken voor Belgische ziekenhuizen en woonzorg, werden vroeger samengesteld uit spreadsheets, e-mail en veel nabellen. Het platform gaf elke organisatie een eigen login om haar gegevens na te kijken en te verbeteren, een validatiestap waarmee de redactie per record ziet wat bevestigd is, en één gestructureerde export die rechtstreeks de gedrukte editie in gaat. De export maakt van een jaar verspreide correcties een boek dat op tijd verschijnt.

Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen kreeg aanvragen voor thuisverpleging van artsen, ziekenfondsen en ziekenhuizen per telefoon. Een beveiligde zorgaanvraagwebsite verving dat, gebouwd in een wekelijkse werkgroep met hun zorgteam. De site ging drie maanden na de eerste werkgroep live, en aanvragen komen nu volledig binnen. Peter Rasschaert, Directeur Zorg, zei erover: "Iedereen is via de website sneller geholpen en da's voor ons echt een grote meerwaarde."

Medisch Labo Bruyland bracht zijn resultatenserver over naar nieuwere, vriendelijkere technologie gebouwd rond hoe het labo werkt, en veel handmatige invoer verdween mee. Karen Bruyland van het labo: "Dankzij de vernieuwde resultatenserver merken wij dat het aantal artsen toegenomen is dat elektronisch aanvraagt, wat resulteert in snellere doorlooptijden in het labo."

Vivalyte, nog in ontwikkeling, past hetzelfde patroon toe op een productcatalogus: specificaties, varianten en documenten synchroniseren vanuit het productinformatiesysteem dat het bedrijf al gebruikt, zodat niemand iets overtypt.

Wat tussen de cases overdraagbaar is

• Een scherp probleem. Elke case vertrok van één pijnlijk moment: de editie die sluit, de telefoon die rinkelt, het overtypen. We scopen op dat moment, en de rest wacht.
• Een wekelijks ritme. De klant legt de vereisten vast, wij vullen de rest in, en een korte wekelijkse werkgroep houdt beide kanten dicht bij het werk.
• Een kleine eerste scope. De eerste live versie doet één taak volledig: een aanvraag ontvangen, een record bevestigen, een editie exporteren.
• Je eigen systeem als bron van waarheid. Bestaat er al een systeem, dan synchroniseert het nieuwe daaruit. Bestaat er geen, dan wordt het nieuwe de ene plek en gaat het blad met pensioen, want twee systemen van waarheid zijn erger dan een spreadsheet.
• Een overdracht die standhoudt. Je eindigt met een werkend systeem en een opzet die je team zonder ons kan draaien. We schreven al wat daarbij hoort.

Nog iets is overdraagbaar: de vervanging is zelden een groot bouwwerk. Het probleem dat een spreadsheet droeg, is smal, en smalle problemen maken kleine, duurzame systemen. Daarom verdient iets standaards kopen ook een blik voor iemand bouwt; alleen het deel van het blad dat eigen is aan hoe jij werkt, is het bouwen waard.

Wat je meebrengt naar een eerste gesprek

• Het blad zelf, met de kleuren en de dode rijen.
• De naam van de persoon die het beheert, en een uur van zijn of haar tijd.
• Het moment dat het meeste pijn doet: de jaarlijkse afsluiting, de telefoons op maandag, het overtypen. Dat wordt de eerste scope.
• De andere plekken waar dezelfde gegevens staan, en welke ervan mensen vertrouwen als ze elkaar tegenspreken.
• De systemen die je al gebruikt en waarmee het nieuwe moet praten.

Jij vertelt ons het doel en de beperkingen, en wij komen terug met een duidelijke aanpak en een scope die je kan goedkeuren. Voor iets nieuws is die scope een vork met haar aannames opgeschreven, en we legden al uit waarom. Eindigt het gesprek met "hou de spreadsheet, voeg een formulier toe", dan is dat ook een resultaat.